Digital geht persönlich besser

Gesellschafter treffen sich gerne persönlich. Eine digitale fast papierlose Versammlung ist möglich und macht das Treffen attraktiver.

Wenn sich GmbH-Gesellschafter treffen
Viele mittelständische Unternehmen haben die Rechtsform einer GmbH oder „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“. Was viele nicht wissen: Nicht nur die Aktionäre einer Aktiengesellschaft oder AG, sondern auch die Gesellschafter einer GmbH treffen sich einmal im Jahr. Sie fassen dann zum Beispiel wichtige Beschlüsse zum Geschäft oder entlassen und ernennen Geschäftsführer.

Treffen der Generationen
GmbHs sind oft familiengeführt. Entsprechend ist die Versammlung der GmbH-Gesellschafter oft auch eine Art Familientreffen mit verschiedenen Generationen und Interessen. Und wie in jeder Familie gibt es auch hier manchmal Diskussions- und Abstimmungsbedarf, damit das Unternehmen gut weitergeführt werden kann. Dazu dient die Gesellschafterversammlung (kurz GV) als oberstes Entscheidungsorgan der GmbH.

Virtuell versammeln …
Heutzutage müssen die Gesellschafter eigentlich nicht mehr persönlich zusammenkommen. Die GV kann auch virtuell stattfinden, sogar ohne eine besondere Regelung in der GmbH-Satzung. Anders als bei der Hauptversammlung einer AG ist bei der GmbH-GV vieles flexibel gestaltbar, zum Beispiel Versammlungsort, Leitung oder welche Mehrheiten bei Abstimmungen erforderlich sind. Die Gesellschafter können sogar festlegen, ob eine GV überhaupt nötig ist.
Eine virtuell abgehaltene GmbH-GV kann für alle Beteiligten insgesamt Zeit und Kosten sparen, etwa den Aufwand für Reise, Hotel, Veranstaltungshalle und Catering. Doch virtuelle Formate stellen auch besonders hohe Anforderungen an stabile Kamera- und Übertragungstechnik, an Datenschutz und Zugangskontrolle. Bei größeren Gesellschafterkreisen könnten sich sonst unbefugte Dritte nicht nur Zugang zur Versammlung, sondern auch zu vertraulichen Unternehmens-Informationen im
Rahmen der Veranstaltung verschaffen.

… oder doch persönlich?
Die Gesellschafter größerer GmbHs treffen sich auch deshalb vielerorts weiterhin persönlich. Wie gesagt, dient die GV eben auch der persönlichen Begegnung und Abstimmung unterschiedlicher Teilnehmerinteressen und kann daher spannend verlaufen. Die Begegnung in Präsenz ermöglicht dabei den direkten Austausch auf Augenhöhe, schwierige Sachverhalte lassen sich leichter vermitteln, und eine erfahrene Versammlungsleitung kann auch unterschwellige Konflikte besser erkennen und steuern.

Und was geht digital?
Aber heute ist doch digital alles einfacher? In der Tat – und die Entscheidung für eine GmbH-Gesellschafterversammlung in Präsenz bedeutet auch nicht, dort auf den Komfort digitaler Hilfsmittel verzichten zu müssen. Eine papierlose Gesellschafterversammlung ist heute kein Wunschdenken mehr. So lassen sich Einladung, Anmeldung, Vor-Ort-Registrierung, Beschlussfassung und Dokumentation der Themen einfach online organisieren – etwa über den gesicherten Mitgliederbereich auf der Unternehmens-Website oder in einer App. So schaffen digitale Tools besseren Zugang zu Informationen, mehr Transparenz und zügige Abläufe auf der GV.

Digital ist normal
Digital ist heute also das neue Normal – auch auf GmbH-Gesellschafterversammlungen. Die Vorteile der persönlichen Begegnung machen in Verbindung mit smarten digitalen Tools in der Durchführung auch die Präsenz-Veranstaltung zu einem leicht zugänglichen und effizienten digitalen Erlebnis. Natürlich muss eine GmbH-GV auch weiterhin vor allem ergebnis- und rechtssicher für das Unternehmen ablaufen. Das steht dem digitalen Komfort der Teilnehmenden aber nicht im Weg.